Head of Project Finance (m/w/d)

Standort: Berlin (hybrid möglich) · Umfang: Vollzeit ·
Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt · Vertrag: unbefristet

adelphi ist ein unabhängiger Think-and-Do-Tank für Klima, Umwelt und Entwicklung. 100 kluge Köpfe arbeiten lokal und global zu Umwelt und Nachhaltigkeit und den Herausforderungen politischer, ökonomischer und gesellschaftlicher Veränderungen. Bei uns erwarten Dich spannende Aufgaben in einem abwechslungsreichen internationalen Umfeld. Bring Deine Ideen und Kompetenz in unsere interdisziplinären, internationalen Teams ein und profitiere von vernetztem Arbeiten und Lernen sowie flachen Hierarchien.

VOLLZEIT - BERLIN

Dein Wirkungsfeld

Als Sparringspartner:in der CFO-Funktion verantwortest du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst.

Diversitätist uns wichtig. Für eine nachhaltige
Zukunft brauchen wir eine Vielfalt von
Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven.

Deine Aufgaben

• Steuerung von Kapazitäten und Zuordnung der Projekte nach Umfang, Komplexität, Donor-Logik und Berichtstaktung
• Aufbau, Weiterentwicklung und Sicherstellung der Anwendung von Standards, Richtlinien, Vorlagen und Qualitätskriterien
• Etablierung und Durchführung von systematischen Reviews und Qualitätssicherungsprozessen
• Zentrale Ansprechperson für Förderregeln, Budgetabweichungen, Compliance-Fragen und Risikoerkennung
• Zusammenarbeit mit Finance & Controlling zu Liquidität, Forecasting, Reporting und Cashflow-Planung
• Weiterentwicklung von ERP- und Workflow-Prozessen inklusive digitaler Reporting- und Dokumentationslogiken
• End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio (Budgetplanung, Monitoring, Mittelabrufe, Reporting, Verwendungsnachweise)
• Durchführung von Reallocations, Vertrags- und Budgetanpassungen sowie No-Cost-Extensions
• Monatliche Plausibilitätsprüfungen zu Personalkosten und Zeitwirtschaft inkl. Sicherstellung korrekter Allokationen
• Sicherstellung von Audit-Readiness (Nachweisketten, Dokumentationsstandards, Ablage)
• Operative Begleitung von projektbezogenen Audits inkl. Evidenzzusammenstellung und Rückfragenmanagement

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium (Wirtschaft, Public/Nonprofit Management, Rechts-/Verwaltungswissenschaften) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in Projekt- und Drittmittelfinanzen (Budgetierung, Monitoring, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise)
• Erfahrung mit komplexen Förderumgebungen (Multidonor-Settings, Subgrants, verschiedene Donor-Regime)
• Nachweisbare Erfahrung in Auditvorbereitung und -begleitung mit hoher Dokumentationssicherheit
• Führungserfahrung oder erkennbares Führungspotenzial
• Strukturierte, prozessorientierte und analytische Arbeitsweise sowie verbindliche Kommunikation
• Hohe digitale Kompetenz (insb. Excel/Reporting; ERP-Erfahrung von Vorteil)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir…

• adelphi Fit:
  Kostenfreie oder ermäßigte Mitgliedschaft beim Urban Sports Club mit mehr als 50 Sportarten deutschlandweit und in fünf Ländern Europas.
• adelphi Mobile:
  Ein bezuschusstes BVG-Firmenticket einschließlich kostenfreier Mitnahme von Beifahrer*innen und / oder unser Job-Rad-Leasing für Ihr persönliches Wunschrad. Egal ob für den Weg zur Arbeit oder für die Freizeit.
• adelphi Spirit:
  Ein internationales und interdisziplinär arbeitendes Team mit viel leidenschaftlichem Engagement für eine lebenswerte Zukunft. Das nicht nur bei der Arbeit zusammen Ideen spinnt, sondern auch bei diversen adelphi-Events gemeinsam feiert.
• adelphi DNA:
  Ein dynamisches grünes New-Work-Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten für Ihre persönliche Work-Life-Balance sowie IT-Ausstattung für dein Home Office.
• adelphi Care:
  Individuelle Weiterentwicklung durch zahlreiche interne und externe Trainings sowie Buddy-Programm, Mentoring und Knowledge Exchange.

Deine Bewerbung

Das klingt spannend für Dich?
Wir freuen uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Anerkannt schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Übersende uns bitte baldmöglichst Deine vollständigen Unterlagen (inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien, Gehaltsvorstellungen und Angaben zu Deiner Verfügbarkeit). Bitte verwende hierfür ausschließlich den Weg über unsere Online-Bewerbung.