HR International Administration Assistant (w/m/d)

Médecins Sans Frontières / Ärzte ohne Grenzen e.V. ist eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation und leistet medizinische Hilfe in mehr als 70 Ländern weltweit. Der Hauptsitz der deutschen Sektion ist in Berlin. Hier arbeitest du mit über 300 Mitarbeiter*innen in verschiedenen Abteilungen jeden Tag daran, Menschen in Not zu unterstützen. Das Fundament für unsere Organisationskultur bilden Vielfalt, Fortschritt sowie ein offenes und respektvolles Miteinander. Eingehende Bewerbungen werten wir nur auf ihre fachliche Qualifikation hin aus und berücksichtigen sie unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.

UNSER GRENZENLOS BEGINNT MIT DIR

In dieser Position verantwortest du u.a. den Visa-Bereich für internationale MitarbeiterInnen innerhalb der International Administration Unit und unterstützt das Team mit umfassenden administrativen Aufgaben. Du trägst dazu bei, dass operative Abläufe reibungslos funktionieren, und unterstützt eine effiziente und verlässliche Organisation und Administration von Entsendungen unserer internationalen mobilen Mitarbeitenden.

Das MACHST DU

Als Teammitglied unterstützt du unsere Projekte vor Ort – ohne vor Ort zu sein. Dabei übernimmst du folgende Aufgaben:

Du koordinierst und organisierst administrative Abläufe, insbesondere rund um Korrespondenz und Terminmanagement
Du unterstützt bei der sorgfältigen Pflege, Verwaltung und Analyse von Personaldaten
Du bearbeitest Visumanträge und koordinierst die Beglaubigung von Zeugnissen für internationale Mitarbeitende
Du pflegst und prüfst Personalakten internationaler mobiler Mitarbeitenden und unterstützt bei vorbereitenden Aufgaben für Reisekosten- und Gehaltsabrechnungen
Du erstellst und bereitest Unterlagen und Materialien für Einweisungen sowie für Ein- und Austrittsprozesse
Du bist Ansprechperson für zwei Werkstudierende und unterstützt sie in ihrem Arbeitsalltag
Du gestaltest das Onboarding neuer Mitarbeitenden aktiv und sorgst für einen gelungenen Start

Das bringst du mit

Die folgenden beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften sind uns wichtig:

Du bringst 2 Jahre Berufserfahrung in der Büro- oder Personalverwaltung, einschließlich Unterstützung bei Visumsangelegenheiten und Reisekoordination mit
Du hast eine Berufsausbildung oder Abschluss in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Personalwesen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung
Du bist sicher im Umgang mit MS Office oder vergleichbaren IT-Anwendungen und hast Erfahrung mit Personalverwaltungsdatenbanken oder vergleichbaren Tools
Du hast sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)

Das bIETEN WIR DIR

Hard facts

Von 3.382€ bis max. 4.279€ Einstiegsgehalt (bei Vollzeitbeschäftigung) + 13. Monatsgehalt
30 Urlaubstage plus freie Tage am 24. und 31.12.

Life Balance

Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
Mobiles Arbeiten mit Präsenz in unserem Büro je nach Arbeitsanforderung, inkl. technischer Ausstattung
Bis zu 6 Wochen im Jahr arbeiten aus dem europäischen Ausland
Sabbatical

Nice to have

Office: Küchen, Obst/Snacks, Getränke, moderne Ausstattung
Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
Sportangebote (Urban Sports)
Fahrradkeller
und vieles mehr

Trainings

Auswahl an diversen Weiterbildungsmöglichkeiten
Zugang zu e-learning Plattformen
Angebote/Themenwochen zu Mentaler Gesundheit und Wohlbefinden und EDI
Coaching bei Bedarf

Das klingt gut? Dann werde Teil unseres Teams. Wir freuen uns über deine Bewerbung.