Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel

trägt durch Forschung, Lehre und Wissenstransfer zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit auf den Gebieten Gesundheit, Umwelt und Kultur im Wandel, Ernährung und Energie bei. So sichert sie den Frieden und erhält die Lebensgrundlage zukünftiger Generationen.

Das Institut für Pädagogik der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Mitarbeiter*in im Büromanagement

Einrichtung:

Institut für Institut für Pädagogik
Olshausenstr.75
24118 Kiel

Umfang:

19,35 Stunden (50%)

Vergütung:

bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)

Besetzungszeitraum:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

unbefristet

Bewerbungsfrist:

31.08.2026

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsverwaltung und administrative Aufgaben
• Administrative Unterstützung zweier Abteilungen
• Organisatorische Unterstützung von Forschung, Lehre und Prüfungen
• Haushaltsführung einschließlich der Verwaltung von Drittmitteln und des Bestell- und Rechnungswesens; Überwachung des Etats
• Personalverwaltung (Bearbeitung von Verträgen der Mitarbeiterinnen sowie der Hilfskräfte und Tutorinnen)
• Bedienung universitärer Datensysteme wie MachWeb, UnivIS, LSF/QIS, Wintrip und OLAT
• Führen der Urlaubs- und Krankheitskartei, Schlüsselausgabe
• Ansprechpartnerin für die Mitarbeiterinnen der Abteilungen, die Studierenden, die Zentrale Verwaltung und Externe

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens eine dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens dreijährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat an einer Universität (in letzterem Fall muss das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
• Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im digitalen Büromanagement
• Sicherheit im Umgang mit PC und Internet sowie Bereitschaft, sich in universitäre Software-Programme einzuarbeiten
• Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C2

Persönliche Fähigkeiten:

• Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Organisationstalent, Souveränität in arbeitsintensiven Phasen, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und Teamfähigkeit
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und die Herstellung von Transparenz in Arbeitsprozessen

Wünschenswert sind:

• Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
• Erfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich einer Hochschule oder Forschungseinrichtung
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Studierenden, Beschäftigten und Externen
• Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit internen Prozessen

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
• tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
• eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
• Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Jobticket für den ÖPNV
• eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
• zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Dr. Svenja Garbade
Tel. 01525769220

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Portal.

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Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Mehr zu unseren Werten können Sie in unserem lesen.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Personen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bei Vollzeitstellen ist Teilzeit grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.