Administrative:r Assistent:in im Sekretariat / Office Manager:in (w/m/d)

Bei uns haben Sie die Chance das Institute for a sustainable Hydrogen Economy (IHE) von Beginn an mit Ihren Ideen zu begleiten. Das IHE bildet mit der H2-Demonstrationsregion das "Helmholtz-Cluster für nachhaltige und Infrastrukturkompatible Wasserstoffwirtschaft" (HC-H2). Hier werden wissenschaftliche Grundlagen im Bereich innovativer Wasserstofftechnologien gelegt, um Forschungs- und Entwicklungsansätze mit hohem Nachhaltigkeitspotential und attraktiven Wirtschaftlichkeitsaussichten voranzutreiben.

Sie werden die Institutsbereiche IHE-2 und IHE-3 verstärken.

Wenn Sie Freude daran haben, Forschung im Hintergrund möglich zu machen, Prozesse zu koordinieren und Teams organisatorisch zu stärken, erwartet Sie bei uns eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem inspirierenden Wissenschaftsumfeld. Gestalten Sie mit uns effiziente Strukturen für exzellente Forschung.

Ihre Aufgaben im Team

Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im IHE-2 und IHE-3
Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Institutsbereichsleitung
Eigenverantwortliche Büroorganisation
Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen
Planung, Organisation und Begleitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik Wirtschaft und Industrie
Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw.
Unterstützung bei der Vor- und Aufbereitung von Vortragsmaterialien auch in englischer Sprache
Führung des Protokolls bei strategischen internen und externen Leitungsabstimmungen
Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken in Microsoft Office und Smartsheet
Unterstützung bei der Definition und Implementierung von Workflows und Arbeitsabläufen

Das bringen Sie mit

Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsbezogene Ausbildung, alternativ ist auch ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Englischkenntnisse (Mind. B2-Niveau) oder ein vergleichbarer Abschluss wünschenswert
Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
Absolute Zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstes Arbeiten
Offene und kommunikative Persönlichkeit
Kundenorientiertes, professionelles und verbindliches Auftreten
Organisationstalent; strukturiertes Arbeiten in Eigenverantwortung
Flexibilität und Teamgeist
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit Microsoft Office
Ausgeprägtes Interesse und Motivation den Institutsbereich mit aufzubauen und zu gestalten

Freuen Sie sich auf folgende Benefits

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Sie erwartet ein vielseitiges Angebot:

Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet verantwortungsvolle Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
Urlaub: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub plus freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle inklusiveermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
Gesundheit & Wohlbefinden: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten – z. B. durch Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr. Zusätzlich stehen Ihnen unser betriebsärztlicher Dienst sowie ein erfahrenes Team der Sozialberatung vor Ort zur Seite
Erfolgreicher Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere
Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 3 (ggf. übertariflich in der EG 5-6) bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der . Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 69 ff. des PDF-Downloads
Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine zusätzliche tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende in Höhe von 95% sowie vermögenswirksame Leistungen
Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: sowie zur gezielten Förderung von Frauen:

Dienstort: Brainergy Park Jülich

Beginn: Zum nächstmöglichen Termin

Umfang: 39 Stunden / Woche

Gehalt: EG 3-8 TVöD-Bund

Bewerbungsfrist: 21.06.2026