Assistenz der Geschäftsführung Schwerpunkt Sachbearbeiter / Verwaltung in einer sozialen Einrichtung (m/w/d)

Umfang

Teilzeit (20-30 Stunden)

Arbeitsbeginn

nach Vereinbarung

Arbeitstage

5-Tage-Woche

Ort

Berlin

Die Heilpädagogische Ambulanz Berlin gGmbH (HpA) bietet heilpädagogische und therapeutisch orientierte Hilfen für Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung und herausforderndem Verhalten an. Die Assistenz dient der Förderung der Selbstständigkeit und der sozialen Kompetenz sowie der Überwindung von Barrieren. Im Sinne unserer Konzeption begleiten wir leistungsberechtigte Personen sowohl in ihrem Alltag, Arbeitsleben und sozialen Umfeld, als auch in therapeutischen Prozessen mit dem Ziel der Teilhabe und Teilnahme am gesellschaftlichen Leben.

Für unseren Standort in Moabit suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung/ Verwaltung (m/w/d).

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und die Organisation bei administrativen, organisatorischen und prozessbezogenen Aufgaben. Sie sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise für reibungslose Abläufe, übernehmen Verantwortung in verschiedenen Verwaltungsbereichen und wirken aktiv an der Weiterentwicklung unserer internen Strukturen mit.

Aufgabenbereich:

Organisation und Verwaltung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Postein- und -ausgang)
• Pflege, Verwaltung und Aktualisierung von Daten, Übersichten und Dokumentationen
• Erstellung und Auswertung von Tabellen, Statistiken und Berichten
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und internen Terminen
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Verwaltung (z. B. Empfang und Sekretariat)

Personaladministration

• Unterstützung bei administrativen Personalprozessen, z. B. Urlaubs- und Vertretungsplanung
• Verwaltung und Überwachung interner Fristen (z. B. Führungszeugnisse, Probezeiten und Befristungen)
• Pflege personalbezogener Übersichten und Dokumentationen

Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen

• Planung und Organisation interner Fortbildungen
• Kommunikation mit externen Ansprechpartner*innen
• Bearbeitung von Anmeldungen, Stornierungen und Umbuchungen
• Vor- und Nachbereitung von Fortbildungsveranstaltungen
• Organisation von Räumlichkeiten, Technik und Catering
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
• Verwaltung und Einforderung notwendiger Unterlagen (z. B. Teilnahme- und Fortbildungsnachweise)

Voraussetzungen und Fähigkeiten:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen oder kaufmännischen Umfeld
• Idealerweise Erfahrung in einem sozialen Unternehmen oder im Gesundheits- bzw. Sozialwesen
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Zahlenverständnis
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie lösungs- und prozessorientiertes Denken
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Interesse an der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
• Bereitschaft zur fachlichen Weiterbildung
• Flexibilität bei der Übernahme von Vertretungsaufgaben (z. B. Empfang oder Sekretariat)
• Motivation, einen sinnstiftenden Beitrag in einem sozialen Unternehmen zu leisten

Wir bieten Ihnen:

• MITEINANDER & ATMOSPHÄRE – ein lebendiges, respektvolles und wertschätzendes Arbeitsklima
• VIELSEITIGKEIT – eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• ENTWICKLUNG – eine fundierte Einarbeitung sowie individuelle interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten. Unser Unternehmen legt großen Wert auf eine hohe Fachlichkeit. Entsprechend bieten wir eine Vielzahl an internen Fortbildungen an. Eine Beteiligung an den Kosten für Ihre fachliche Weiterbildung ist möglich
• SICHERHEIT – einen sicheren Arbeitsplatz mit attraktiver Vergütung auf Basis der Betriebsvereinbarung, Urlaub über den gesetzlichen Mindestanspruch hinaus (u.a. 24. und 31. Dezember zusätzlich) sowie einen Betriebsrat, der Ihre Interessen vertritt
• ZUKUNFT – auch für Ihre Zukunft ist gesorgt: Wir unterstützen Sie mit einer zusätzlichen betrieblichen Altersvorsorge
• FLEXIBILITÄT – eine ausgewogene Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, ohne Schicht- oder Nachtdienste. Sie haben die Möglichkeit, Teil- oder Vollzeit zu arbeiten und können auf Wunsch auch mobil arbeiten
• UNTERSTÜTZUNG – gesunde Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Tischen, ergonomischen Stühlen und einer modernen digitalen Betriebsausstattung (inkl. Notebook und Smartphone). Zudem erhalten Sie ein Abo für das Deutschlandticket oder eine Fahrtkostenpauschale
• SACHBEZUG – die Edenred-Karte, eine Gutscheinkarte mit Guthaben, die Sie regional bei zahlreichen Partnern für Einkaufen, Shoppen, Tanken und Essen nutzen können

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!

Für Rückfragen steht Ihnen Yanique Hernández Schilinski unter der 030/447 226 77 gerne zur Verfügung.