Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Referenznummer UL-876

Standort

Ulm

Vertragsart Vollzeit

Startzeitpunkt ab sofort

Als Assistenz der Geschäftsleitung übernehmen Sie eine zentrale Schlüsselrolle in unserem Unternehmen. Sie steuern und strukturieren das Tagesgeschäft, koordinieren Termine und Projekte und stellen sicher, dass entscheidungsrelevante Informationen vollständig, präzise und termingerecht vorliegen. In Ihrer Funktion agieren Sie als professionelle Schnittstelle zwischen internen Fachbereichen, externen Partnern und der Führungsebene. Mit hoher Diskretion, ausgeprägtem Organisationstalent und Eigeninitiative entlasten Sie die Geschäftsleitung spürbar – auch in anspruchsvollen, dynamischen Phasen. Bei der HEIM-Gruppe erwartet Sie eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem gut aufgestellten, wachsenden Familienunternehmen, das Innovation und Nachhaltigkeit konsequent vorantreibt.

Ihre Aufgaben

Strukturierung und Steuerung des Tagesgeschäfts sowie vorausschauendes Termin- und Prioritätenmanagement auf Geschäftsleitungsebene
Eigenständige Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Koordination aller begleitenden Prozesse
Erstellung, Aufbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen – von Präsentationen und Analysen bis hin zu Vertrags- und Beschlussdokumenten
Professionelle interne und externe Korrespondenz (schriftlich und telefonisch) auf Geschäftsleitungsebene
Qualifizierte Annahme, Bewertung und eigenständige Bearbeitung eingehender Anfragen oder strukturierte Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
Begleitung und Koordination deutschlandweiter Projekte zur Innovation und strategischen Weiterentwicklung der HEIM-Firmengruppe

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position, idealerweise im Umfeld der Geschäftsleitung
Sicherer Umgang mit MS Office sowie ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick
Kommunikationsstärke, souveränes Auftreten sowie ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit
Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Assistenzteam
Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten und Details
Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten

Ihr HEIMVorteil

Kultur & Gestaltungschance: Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien durch eine offene Unternehmenskultur
Sicher & fair: Unbefristeter Arbeitsvertrag, attraktive Vergütung, Sonderzahlungen und Prämien
Vorausschauend & zukunftsorientiert: Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
Work-Life-Balance & Flexibilität: 30 Tage Urlaub, Flexibilisierung der Arbeitszeiten im Rahmen einer Kernarbeitszeitregelung
Deine Entwicklung: Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich nach Ihren Stärken richten
Sportbegeistert: Freitickets für Heimspiele des SSV Ulm 1846 (Fußball) und der Devils Ulm/Neu-Ulm (Eishockey) sowie Fahrrad-Leasing mit JobRad
Top Ausstattung: Ergonomischer Arbeitsplatz und modernes IT-Equipment
Weitere Extras: Subventioniertes Mittagessen in der Seeberger Kantine, Mitarbeiterevents, Shoppingrabatte über Corporate Benefits, kostenlose Softdrinks, Kaffee und Obst

Wir freuen uns auf Bewerbungen über unser Bewerbungsportal!

HEIM-Gruppe

Herr Oliver Pap

Kaufmännischer Geschäftsführer

Boschstraße 12-14 | 89079 Ulm

Tel.: 0731 / 4092 588

Lerne HEIM noch besser kennen

Hier erhältst du persönliche Einblicke in die Berufswelten der HEIM-Gruppe und lernst Mitarbeitende sowie ihre Aufgaben, Werdegänge und Erfahrungen im Arbeitsalltag kennen.