BEI UNS SPIELT DIE MUSIK!

Als waschechter Hidden-Champion ist unser Familienunternehmen mit 40 Mitarbeitern seit über 55 Jahren DIE Anlaufstelle für die renommiertesten Orchester und Schlagwerker der Welt.

Vor Ort in Uhingen entstehen erstklassige Orchesterstühle, Pulte, Pauken, Trommeln und vieles mehr, die auf den größten Bühnen genutzt und geschätzt werden. Dafür unterhalten wir einen kompletten Maschinenpark für Metall und Holz.

Zur Weiterentwicklung unserer Unternehmensabläufe suchen wir Dich als

Assistenz der Geschäftsführung & Projektmanager (m/w/d)

Bewerber jeden Alters sind willkommen!

Deine Aufgaben

Für die direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung suchen wir eine Persönlichkeit, die organisieren, mitdenken und Verantwortung übernehmen kann und Lust darauf hat, unser Unternehmen aktiv weiterzuentwickeln. Die Position verbindet klassische Geschäftsführungsassistenz und Personaladministration mit eigenständigem Projektmanagement sowie Themen rund um Digitalisierung, IT und Künstliche Intelligenz. Damit entwickeln wir die ursprünglich stärker auf Assistenz und Marketing ausgerichtete Position gezielt weiter.

Assistenz und Organisation:

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist in zahlreiche operative und strategische Themen unseres Unternehmens eingebunden.

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Verantwortung für die klassischen Aufgaben einer Geschäftsführungsassistenz, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenz, Kundenbetreuung, Dokumentenorganisation und Ablage
• Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen, organisatorischen und konzeptionellen Aufgaben
• Vorbereitung von Entscheidungen, Recherchen und Auswertungen
• selbstständige Bearbeitung und Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung
• Nachverfolgung von Aufgaben und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern

Personal:

Du übernimmst eigenständig einen wesentlichen Teil unserer operativen Personaladministration. Dazu gehören insbesondere:

• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Organisation und Begleitung des Bewerbungsprozesses
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bescheinigungen, Zeugnissen und sonstigen Personalunterlagen
• Pflege und Organisation der Personalakten
• Betreuung der Zeiterfassung sowie Urlaubs und Abwesenheitsverwaltung
• Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung und Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater
• zentraler Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter in administrativen Personalangelegenheiten

Projektmanagement und Digitalisierung:

Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit ist die Begleitung und Umsetzung interner Projekte. Dabei geht es darum, Abläufe zu verstehen und zu hinterfragen, Lösungen zu entwickeln und deren Umsetzung voranzutreiben.

Zu Deinen Aufgaben gehören:

• eigenständige Koordination und Begleitung interner Projekte
• Mitarbeit bei der Digitalisierung und Optimierung betrieblicher Abläufe
• fachliche Begleitung von IT Projekten
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen IT Dienstleistern
• Aufnahme und Formulierung interner Anforderungen sowie Begleitung der Umsetzung
• Einarbeitung in neue Software, Systeme und digitale Werkzeuge

Du musst dabei kein Programmierer und kein IT Administrator sein. Du solltest technische Zusammenhänge jedoch verstehen, Dich schnell in neue Systeme einarbeiten können und in der Lage sein, Anforderungen aus unserem Unternehmen gegenüber externen Dienstleistern klar zu formulieren und Projekte fachlich zu begleiten.

Künstliche Intelligenz:

Wir sind überzeugt, dass KI die Arbeitswelt und insbesondere administrative und organisatorische Prozesse nachhaltig verändern wird. Deshalb suchen wir ausdrücklich jemanden, der Lust auf dieses Thema hat. Du beschäftigst Dich mit den Möglichkeiten aktueller KI Anwendungen und prüfst gemeinsam mit der Geschäftsführung, wo diese in unserem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden können.

Dabei geht es uns nicht um KI als Selbstzweck, sondern um konkrete Anwendungen:

• Wo können wir schneller, besser oder effizienter werden?
• Welche Prozesse lassen sich vereinfachen?
• Und welche neuen Möglichkeiten entstehen für unser Unternehmen?

Wir erwarten nicht, dass Du heute bereits KI-Experte bist, sondern Neugier, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Dich intensiv mit diesen Technologien auseinanderzusetzen.

Das bringst Du mit

• eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium mitbringen
• über eine schnelle Auffassungsgabe verfügen und Dich gerne in neue Themen einarbeiten
• strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich arbeiten
• auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behalten
• organisatorisch stark sein und Aufgaben konsequent zu Ende bringen
• ein gutes Verständnis für IT, Software und digitale Prozesse besitzen
• echtes Interesse an Künstlicher Intelligenz und neuen Technologien haben
• Probleme selbstständig erkennen und Lösungsvorschläge entwickeln
• sicher und professionell mit Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern kommunizieren
• sehr gutes Deutsch und gutes Englisch beherrschen
• sicher mit den gängigen Office Anwendungen arbeiten

Entscheidend ist für uns nicht, dass Du bereits jedes Programm kennst oder für jedes Thema eine fertige Lösung mitbringst. Entscheidend ist, dass Du Zusammenhänge schnell verstehst, Verantwortung übernimmst und Dinge voranbringst.

Was wir von Dir wissen möchten

Eine Bewerbung ist für uns keine Einbahnstraße. Wir beschreiben Dir, welche Aufgaben, Möglichkeiten und Rahmenbedingungen Dich bei uns erwarten. Im Gegenzug möchten wir von Dir nicht nur wissen, was Du bisher gemacht hast, sondern vor allem:

• Welchen konkreten Mehrwert kannst Du unserem Unternehmen bringen?
• Welche Erfahrungen und Fähigkeiten bringst Du mit? Was kannst Du besonders gut? Wo kannst Du uns besser machen? Wo kannst Du die Geschäftsführung entlasten, Prozesse verbessern oder neue Impulse setzen?
• Überzeuge uns davon, warum gerade Du zu uns passt und was Du bei Kolberg bewegen kannst.

Verzichte dabei gerne auf allgemeine Bewerbungsfloskeln. Eine konkrete und persönliche Antwort interessiert uns wesentlich mehr als ein perfektes Standardanschreiben.

Das erwartet Dich

• ein professionelles, vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in nahezu alle Unternehmensbereiche
• ein Unternehmen mit enormer Fertigungstiefe, von der automatisierten Teileherstellung bis hin zum fertigen Instrument
• ein inhabergeführtes Unternehmen mit gesundem Wachstum (seit 55 Jahren) und einem familiären Miteinander
• ein familiäres Miteinander, kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen tatsächlich umzusetzen
• ein sicherer Arbeitsplatz mit klaren, zuverlässigen Strukturen in einem motivierten Team
• eine steile Lernkurve durch ein außergewöhnlich breites Aufgabengebiet
• viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Projekte zu übernehmen
• vielseitige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• die Möglichkeit, Digitalisierung und den Einsatz von KI aktiv mitzugestalten
• Vollzeit oder Teilzeit ab 25 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeit verteilt sich in jedem Fall auf fünf Arbeitstage pro Woche.
• 30 Tage Urlaub
• Kolberg-Rente+ mit maximaler Förderung
• betriebliche Gesundheitszusatzversicherung: 800 € jährlich für Brille, Zahnreinigung, Heilpraktiker-Kosten u.v.m.
• Teamevents

Je nach Qualifikation, Berufserfahrung und dem konkreten Mehrwert, den Du in dieser Position einbringen kannst, liegt das Jahresbruttogehalt bei 42.000 bis 52.000 Euro bei Vollzeit. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung entsprechend dem vereinbarten Beschäftigungsumfang.

Du hast Interesse an einem langfristigen Arbeitsverhältnis mit einem breitgefächerten Aufgabengebiet in einer außergewöhnlichen Branche? Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung an unter Angabe Deines möglichen Eintritttermins.

Ausgedruckte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

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