Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit eine*n

Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Vorstandsunterstützung & Assistenz (ca. 50%)

Sie sind die zentrale Schnittstelle zum Vorstand und sorgen für reibungslose Abläufe:

• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
• Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
• Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
• Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld

Projektmanagement & strategische Mitgestaltung (ca. 50%)

Sie wirken aktiv an institutsweiten Zukunftsthemen und Veränderungsprozessen mit:

• Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z.B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation, Bau- und Infrastruktur)
• Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
• Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
• Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen

Das erwarten wir von Ihnen

• Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
• Erfahrung im Projektmanagement
• Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
• Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
• Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
• Hohe IT-Affinität sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
• Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet ‚mit Purpose‘ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs
• Eine Schlüsselposition mit direktem Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
• Aktive Mitgestaltung eines Instituts im Wandel
• Eine sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Ein breitgefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzlicher Altersvorsorge (VBL)
• 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung)
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Sie ist teilzeitgeeignet für einen Arbeitszeitumfang von mindestens 80 %.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von relevanten Zertifikaten / Zeugnissen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 18.05.2026 in einem PDF-Dokument. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal.

Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Kontakt:

Bei fachlichen Fragen zu diesem Stellenangebot wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Administrative Direktorin Dagmar Schröder-Huse ().

Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung ().

Leibniz-Institut für Virologie (LIV) | Martinistraße 52 (N63) | 20251 Hamburg |