Programmleiter*in (m/w/d) für Projektportfolio-Management

ab 01.08.2026, befristet

KENNZIFFER: 250 | 8015/9015

Die Funktion ist verantwortlich für die zentrale Erfassung, Strukturierung und Steuerung des gesamten Projektportfolios des Max-Planck-Instituts für Psychiatrie, beginnend mit IT-Projekten.

Am Max-Planck-Institut für Psychiatrie erforschen WissenschaftlerInnen und KlinikerInnen die Ursachen psychiatrischer Erkrankungen. In unserer Forschungsklinik widmen wir uns der Diagnostik, Behandlung und Erforschung von psychiatrischen Erkrankungen mit einem Schwerpunkt auf therapieresistenten Depressionen. Die Klinik liegt in Schwabing zwischen Luitpoldpark und Englischem Garten. Sie besteht aus drei offenen und einer geschützten psychiatrischen Station sowie der Station 60+ mit insgesamt 120 Betten für 2.000 PatientInnen im Jahr, vier Tagkliniken mit 54 teilstationären Plätzen sowie verschiedenen Spezialambulanzen. Bei uns ist PatientInnenversorgung geprägt von Forschung, einem internationalen Umfeld und einem menschlichen Miteinander.

Diese Position fungiert als „Brückenbauer“. Während in der Forschung oft Agilität und Flexibilität zählen, sind im klinischen Bereich Compliance und Prozesssicherheit essenziell. Der Programmleiter muss in beiden Welten sicher kommunizieren können.

Ziel ist es, Transparenz über alle laufenden Vorhaben zu schaffen, Synergien zu nutzen und sicherzustellen, dass die Projekte im Einklang mit der strategischen Gesamtausrichtung des Instituts und der Max Planck Gesellschaft stehen.

Ihre Aufgaben

1. Portfolio-Erhebung und Inventarisierung

• Zentrale Erfassung: Identifikation aller laufenden und geplanten Projekte in Forschung und Klinik.
• Klassifizierung: Aufbau eines einheitlichen Bewertungsschemas (z. B. nach Budget, Ressourcenbedarf, strategischer Relevanz und Risiko).
• Datenpflege: Etablierung und Verwaltung einer zentralen Projektdatenbank oder eines PM-Tools.

2. Strukturierung und Standardisierung

• Methodik: Einführung einheitlicher Projektmanagement-Standards und Meilenstein-Pläne für alle Bereiche des Institutes.
• Governance: Definition von Entscheidungsprozessen und Verantwortlichkeiten (Wer entscheidet wann über Projektstarts oder -abbrüche?).
• Prozessoptimierung: Harmonisierung der Abläufe zwischen akademischer Freiheit (Forschung) und strengen regulatorischen Anforderungen (Klinik).

3. Operatives Management und Controlling

• Ressourcensteuerung: Überwachung der personellen und finanziellen Kapazitäten zur Vermeidung von Doppelbelegungen oder Engpässen.
• Budgetüberwachung: Monitoring der Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Controlling und der Drittmittelverwaltung.
• Risikomanagement: Frühzeitiges Identifizieren von Projektrisiken und Erarbeitung von Gegenmaßnahmen auf Portfolioebene.

4. Strategische Schnittstellenfunktion

• Berichtswesen: Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Dashboards für Koordiationsgremium und andere Gremien.
• Synergie-Management: Förderung des Wissenstransfers zwischen Forschung und klinischem Personal („Translationaler Ansatz“).
• Priorisierung: Beratung der Leitungsebene bei der Auswahl neuer Projekte basierend auf Kapazität und Strategie

Ihr Profil

• Qualifikation: Abgeschlossenes Studium (Master/Promotion) in den Bereichen Medizinmanagement, Gesundheitsökonomie, Naturwissenschaften oder Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Projektmanagement.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Management komplexer Projektportfolios, idealerweise im klinischen Umfeld oder in der Forschungsorganisation.
• Methodenkompetenz: Zertifizierung nach gängigen Standards (z. B. PMP, PRINCE2, MSP) sowie Erfahrung mit PM-Software.
• Soft Skills: Hohes diplomatisches Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern (Professoren, Ärzte, Verwaltung).
• Starke analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
• Durchsetzungsvermögen gepaart mit Moderationskompetenz.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre online Bewerbung mit Zusendung folgender Unterlagen:

• Motivationsschreiben mit Angabe Ihres möglichen Eintrittsdatums/Gehaltsvorstellung.
• Lebenslauf
• relevante Zeugnisse

Die Bewerbungsfrist endet am 23.06.2026.

Unser Angebot

• Vielseitige, selbstständige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Psychiatrie
• Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung
• Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Umfeld
• Bezahlung richtet sich nach dem TVöD-Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. einer attraktiven Altersvorsorge (VBL)
• Jahressonderzahlung
• Zahlung einer monatlichen Gewinnungszulage ist möglich
• Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung, je nach Verfügbarkeit
• Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
• Wir sind mit dem ÖPNV (Tram, U-Bahn und Bus) im Herzen von München Schwabing (Scheidplatz) sehr gut erreichbar
• Für Ihre nachhaltige Mobilität leisten wir einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket DJT

Die Stelle ist befristet bis zum 31.07.2030.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds und zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Darüber hinaus sind wir bemüht, mehr Menschen mit Behinderungen zu beschäftigen. Die Institutsleitung steht der Inanspruchnahme von Elternzeit, insbesondere auch der Väter, sehr positiv gegenüber.

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Ausführliche Informationen über Klinik und Forschung des Instituts finden Sie auf unserer Homepage: