Office Management / Sekretariat (m/w/d)

Das Office Management sichert den reibungslosen administrativen Betrieb des Unternehmens. Die Position umfasst die gesamte Büroorganisation, die Kommunikations- und Dokumentenverwaltung sowie die operative Unterstützung der Projektabwicklung, der kaufmännischen Leitung und der Geschäftsführung.

Ihr Aufgabengebiet:

Kommunikation & allgemeine Büroorganisation

▸ Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten

▸ Allgemeiner Schriftverkehr und Korrespondenz

▸ Empfang und Bewirtung von Besuchern und Gästen

▸ Versand und Entgegennahme von Paketen

▸ Terminvereinbarung und -koordination

Projektdokumentation & Bauunterlagen

▸ Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Baubesprechungsprotokollen

▸ Weiterleitung von SiGeKo-Protokollen und Revisionsunterlagen

▸ Bearbeitung und Weiterleitung von Prüfbüchern

▸ Anlage neuer Projektordner für Bauvorhaben sowie Pflege interner Projektlisten

▸ Ablage und Archivierung von Dokumenten

▸ Verwaltung von Holzzertifizierungen

Rechnungswesen & Bürgschaften

▸ Bearbeitung von Eingangsrechnungen – Erfassung, Prüfung und Weiterleitung

▸ Bearbeitung von Nachtragsbeauftragungen sowie Erstellung von Nachträgen

▸ Versand und Rückforderung von Bürgschaften

▸ Einscannen und digitale Ablage von Kassenbelegen und Quittungen

Beschaffung & Verwaltung

▸ Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Getränken und Mittagessen

▸ Bestellung von Containern und Betriebsmaterial (z. B. Prüfbücher)

▸ Pflege und Nachbestellung von Reinigungsmaterial für die Verwaltung

Interne Serviceleistungen

▸ Hotelbuchungen und Reiseorganisation

▸ Pflege von Monteurs- und Einsatzkalendern sowie interner Beschriftungs- und Ablagesysteme

▸ Organisation und Vorbereitung interner Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)

▸ Erstellung und Aktualisierung allgemeiner Aushänge und Informationsmaterialien

Ihr Profil:

Fachliche Qualifikation

▸ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar

▸ Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem handwerklichen oder baunahen Unternehmen

▸ Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

Fachliche Kompetenzen

▸ Erfahrung in der Dokumentenverwaltung und Ablageorganisation

▸ Grundverständnis für kaufmännische Abläufe, insbesondere Rechnungsbearbeitung und Bürgschaftsmanagement

▸ Kenntnisse im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

▸ Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

▸ Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei vielfältigen parallelen Aufgaben

▸ Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

▸ Eigeninitiative und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Sekretariats

Wir bieten:

▸ Eine abwechslungsreiche Schlüsselfunktion mit vielfältigem Aufgabenspektrum

▸ Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein eingespieltes Team

▸ Ein etabliertes Unternehmen für hochwertige Fenster- und Türenlösungen

▸ Attraktive Vergütung und unbefristete Anstellung

▸ Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Kontakt / Ansprechpartner:

E-Mail:

Telefon: 0201 830180

Anschrift: Portawin GmbH • Langemarckstraße 29 • 45141 Essen