Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes

Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine

Assistenz (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit.

Sie wünschen sich:

• eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,
• einen krisensicheren Arbeitsplatz,
• eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,
• eine betriebliche Altersvorsorge,
• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,
• eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,
• qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie
• vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:

• allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen, die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,
• die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,
• die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,
• zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie
• die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.

Eine Änderung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Wir wünschen uns:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
• einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,
• gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,
• ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie
• hohe Flexibilität und Belastbarkeit.

Wir hoffen Ihre Aufmerksamkeit geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung online über unser Karriereportal bis spätestens 26.04.2026.

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Gihr-Kneißle (Leiterin des Haupt- und Personalamts, Tel.: 07391/503-110) oder Frau Fischer (Leiterin des Sachgebiets Personal, Tel.: 07391/503-111).