Kaufmännische Assistenz (m/w/d) in der Musik- und Kunstschule im Fachbereich Kultur

Die Friedensstadt Osnabrück ist ein vielfältiger Kulturstandort mit einer großen Zahl von Kulturakteurinnen und Kulturakteuren sowie kulturell engagierten Menschen. Der Fachbereich Kultur organisiert und entwickelt einen breit gefächerten, vielfältigen Aufgabenbereich, der das gesamte kulturelle Leben der Stadt umfasst. Zu eigenen Einrichtungen gehören das Museumsquartier Osnabrück, das Museum am Schölerberg, die Kunsthalle Osnabrück, die Stadtbibliothek und die Musik- und Kunstschule. Zur Organisation gehören ebenso das Projektbüro, das Büro für Friedenskultur und die Stadt- und Kreisarchäologie. Die Musik- und Kunstschule bietet jährlich für ca. 7.600 Menschen in Osnabrück kontinuierliche kulturelle Bildungsangebote im eigenen Haus und an ca. 66 dezentralen Unterrichtsstätten. Darüber hinaus finden zahlreiche Veranstaltungen in eigener Regie und in Kooperation mit anderen Bildungseinrichtungen und Kulturbetrieben der Stadt statt.

Die Stelle auf einen Blick

Stellenumfang: Es handelt sich um eine Teilzeitbeschäftigung mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden.

Befristung: Es handelt sich um eine unbefristete Stelle.

Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Stellenwert: Die Vergütung erfolgt bis zur EG 5 TVöD, wenn die tariflichen Eingruppierungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Bewerbungsfrist:19. August 2026

Ihre Aufgaben

In der Musikschulsoftware „SpeedAdmin“ pflegen Sie Daten, bearbeiten An- und Abmeldungen, legen und ändern Unterrichtseinheiten an, veröffentlichen Unterrichtsangebote, prüfen Kundendaten bei Änderungen, bearbeiten eingehende Ermäßigungsanträge und führen Statistiken.
Sie unterstützen als kaufmännische Assistenz die Bereiche elementare Musikpädagogik, Angebote an Schulen und Kitas sowie in sonstigen Einrichtungen. Dabei beraten Sie Kundinnen und Kunden (persönlich, telefonisch und schriftlich) und bereiten Kooperationsverträge vor.
Allgemeine Schreibtätigkeiten wie Postbearbeitung, Telefondienst sowie die Aktualisierung von Vordrucken, Flyern und Briefen gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsfeld.
Eine Multiplikatorenfunktion übernehmen Sie für die praktische Anwendung digitaler Tools, die für die interne Kommunikation relevant sind.

Hinweis: Das Aufgabenprofil kann sich in den kommenden Jahren noch verändern.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und können idealerweise einschlägige Erfahrungen nachweisen.

Des Weiteren erwarten wir:

Sie zeigen gute Umgangsformen und ein sicheres Auftreten im Kundenkontakt.
Sie haben ein Verständnis für Verwaltungsabläufe in einer Kommunalverwaltung.
Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Microsoft 365, sowie Interesse an Digitalisierung zeichnen Sie aus. Darüber hinaus sind Sie bereit, Ihre Kenntnisse eigenverantwortlich kontinuierlich zu erweitern.
Sie bringen ein Interesse an Kultur, insbesondere Musik und Kunst, mit.
Ihr Handeln ist stets von Verantwortung und Zuverlässigkeit geprägt.
Ihre Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit ist uns ebenso wichtig wie Ihre Teamfähigkeit.
Selbstständigkeit gehört zu Ihren Stärken.

Unser Angebot

Vielfältige fachliche Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
Anspruchsvolle Tätigkeiten in lokalen und überregionalen Netzwerken
Verlässliche Arbeitsbedingungen und ein gestaltbarer Arbeitsplatz
Tarifliche Eingruppierung inklusive der zusätzlichen Vorteile des TVöD, wie beispielsweise Jahressonderzahlung, Zusatzversorgung (VBL) und Leistungsorientierte Bezahlung
Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
Individuelle Arbeitsplatzmodelle und an Lebensphasen orientierte Arbeitszeitvereinbarungen,
wie mobiles Arbeiten/Home Office
Eine anerkannte Personalentwicklung mit attraktiven Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
sowie ein ausgeprägtes Gesundheitsmanagement (u.a. Firmenfitnessprogramm, E-Bike-Leasing)

Eine Übersicht zu den Benefits der Stadt Osnabrück finden Sie .

Kontakt bei Fragen

Auskünfte zum Aufgabenbereich erteilt Ihnen gerne Frau Willmanowksi, Sachgebietsleitung, Telefon 0541/323-4216.

Für Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Lutzer, Fachbereich Personal und Organisation, Telefon 0541/323-3055 zur Verfügung.

Wir fördern die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen von allen Menschen unabhängig ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und sexueller Identität.

...und freuen uns auf Sie.

Jörg Schirmbeck und Amra Mehic