Die Stadt Rain, die Blumenstadt an der Romantischen Straße, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine

Assistenz für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Das erwartet Sie:

• Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung sämtlicher Abläufe im Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters
• Selbständige Priorisierung, Koordination und Überwachung eingehender Vorgänge, Termine und Anfragen (Bearbeitung Schriftverkehr und Verwaltung des E-Mail-Postfaches)
• Eigenständige Bewertung der Dringlichkeit und Bedeutung von Angelegenheiten einschließlich Entscheidung über Weiterleitung, Wiedervorlage oder unmittelbare Bearbeitung
• Selbständige Terminsteuerung und Koordination konkurrierender Anforderungen unter Berücksichtigung politischer, organisatorischer und repräsentativer Prioritäten
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Sitzungen, Empfängen, Ehrungen, Ehe- und Altersjubiläen sowie repräsentativen Veranstaltungen und Auszeichnungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Empfängen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsleitung, Fachbereichen, politischen Gremien, Behörden, Unternehmen, Vereinen und Bürgern
• Korrespondenzarbeiten im Vorzimmer (z.B. Pflege von Kontaktlisten)
• Betreuung der Gäste des Ersten Bürgermeisters
• Vertretungsweise Protokollführung

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen/verwaltungstechnischen Ausbildung (z. B. Bürokommunikation/Büromanagement/Verwaltungsfachangestellter)
• Idealerweise Berufserfahrung im Büromanagement einer öffentlichen Verwaltung
• Loyalität, absolute Diskretion und Verlässlichkeit, zuvorkommende und freundliche Umgangsformen
• Sicherer Umgang in den gängigen Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und den Sozialen Medien
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Organisationstalent sowie gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Zuverlässiges, engagiertes und eigenverantwortliches Arbeiten im Rahmen der übertragenen Aufgaben
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen zur Weiterentwicklung der eigenen Fachkompetenz
• Zeitliche Flexibilität sowie Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Dienstzeit zu arbeiten

Das bieten wir Ihnen:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 39 Wochenstunden in Gleitzeit
• Ein verantwortungsvolles, interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Ein freundliches und aufgeschlossenes Team
• Eine leistungsgerechte Bezahlung abhängig von der Qualifikation und Aufgabenübertragung nach TVöD
• Eine freiwillige Verdoppelung des Leistungsentgelts gegenüber der tariflichen Regelung
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung (im Wert eines zusätzlichen Monatsgehalts)
• Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen wie z. B. eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, etc.
• Regelmäßige Unterstützung bei Fort- und Weiterbildung
• Fahrradleasing und Corporate Benefits
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Wenn Sie sich für diese Stelle interessieren, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Bewerberportal bis 14. Juni 2026.

Für Auskünfte steht Ihnen gerne Herr Schulz (Tel. 09090/703-111) zur Verfügung.