Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Das sind wir: der THWS. Seit unserer Gründung vor über 15 Jahren sind wir in der Region Main-Rhön mächtig gewachsen und das wollen wir auch in Zukunft. Dafür müssen alle Rädchen ineinandergreifen.
Ein wichtiger Baustein hierbei ist der Bereich des Campus Weiterbildung, der Deine Unterstützung benötigt.

Wir suchen Verstärkung für unser Team:

Campus Weiterbildung

Office-Managerin/Office-Manager (w/m/d) in Teilzeit (50%) Bewerbungskennziffer: 53.1.788

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Würzburg. Die Einstellung erfolgt im Rahmen einer Vertretung vorerst befristet für 2 Jahre und in Teilzeit (20 Stunden/Woche). Eine Verlängerung wird angestrebt.

Wenn Du eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast, idealerweise erste Erfahrungen in der Organisation oder Verwaltung mitbringst und mit Kreativität und Tatkraft gemeinsam mit uns das Weiterbildungsprogramm weiterentwickeln möchtest, dann bist Du genau die Person, die wir suchen.

Das gibt´s zu tun

Im Mittelpunkt Deiner Aufgaben steht die Planung eines unserer Masterstudiengänge von A bis Z – von der Koordination der Termine mit den Lehrenden bis hin zur Buchung des passenden Raums. Du holst Anträge und Abrechnungen zu Lehraufträgen ein und gibst diese an die zuständigen Abteilungen weiter. Wenn Du gut im Organisieren bist und dabei Ressourcen und Budget immer fest im Blick behältst - perfekt.

Für unsere Teilnehmenden und Lehrenden bist Du die erste Anlaufstelle bei vielen Fragen: In welchen Raum muss ich und bis wann muss ich die Kursgebühr bezahlen? Du kennst die Antworten. Und wenn jemand zum dritten Mal anruft oder schon wieder die Abgabe vergessen hat? Mit Deiner ruhigen und bestimmten Art bekommst Du das sicher hin.

Manche unserer Teilnehmenden sind internationale Studierende. Toll, wenn Du ihre Fragen auf Englisch beantworten oder auch mal einen Sachverhalt schildern kannst.

Und wie es im Office oft so ist, gibt es einiges an Aktenablage zu erledigen. Diese meisterst Du in Papierform, aber auch digital. Dass das Arbeiten mit Online-Portalen kein Problem ist, beweist Du bei der Kursraumverwaltung in unserem E-Learning-System. Hier stellst Du z. B. die Unterlagen der Lehrenden ein und verwaltest die Teilnehmenden. Wenn Du noch nicht mit dem passenden Programm gearbeitet hast, keine Sorge – wir erklären es Dir.

Hört sich alles in allem anspruchsvoll an?

Ist es auch. Aber Du bist nicht allein. Es ist immer jemand aus dem Team parat, der Deine Fragen beantwortet oder auch mal unter die Arme greift. Es sind schon viele Belange der Beteiligten zu berücksichtigen. Aber mit etwas Empathie und Gelassenheit bekommst Du das locker hin.

Wichtig für Dich

Du kannst die Vorteile einer Gleitzeitregelung sowie eines Arbeitszeitkontos mit Überstundenausgleich nutzen. Zudem besteht die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice einzubringen. An der Hochschule kannst Du auf dem Parkplatz für Mitarbeitende direkt vor dem Gebäude parken.

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in .

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Jetzt bist Du dran

Ran an die Bewerbung. Unser Online-Portal ist bis zum 19.07.2026 geöffnet. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.