> Umfang: Teilzeit 50% > Befristung: befristet bis 21.03.2028 > Vergütung: TV-L EG 6 > Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Für das Institut für Chemieingenieurwesen suchen wir eine*n

Institutssekretär/in (m/w/d)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Das Institut für Chemieingenieurwesen befasst sich mit der Entwicklung von Technologien für den Energie- und Rohstoffwandel. Dafür werden verschiedene Forschungsprojekte bearbeitet sowie nationale und internationale Studierende ausgebildet. Für unser engagiertes und aufgeschlossenes Team suchen wir eine/n Institutssekretär/in, der/die uns sowohl in der Forschung, als auch in der Ausbildung von Studierenden unterstützt. Wir bieten Ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld, nach Absprache flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten wünschenswert
• routinierter Umgang mit dem PC, den gängigen Anwendungsprogrammen und Internet-Anwendungen
• sorgfältige, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
• Engangement, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, sicheres und freundliches Auftreten
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben:

• allgemeines Institutssekretariat
• verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Pflege der Webseite und Social Media, Literaturverwaltung, Betreuung des Besucherverkehres, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern, etc.)
• Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen, Führen der Urlaubskartei, etc.)
• Verwaltungsaufgaben im Finanzwesen (Kontenverwaltung, Bestellungen, Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen, Finanzberichte, Projektverwaltung, etc.)
• Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre (Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Klausuren, Vorlesungs- und Seminarterminen, Erstellung von Bescheinigungen, Lehrdeputatsverwaltung, etc.)
• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeiter/innen

Wir bieten:

• attraktives Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeiten
• sicherer Arbeitsplatz
• Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Vergütung nach TV-L mit Jahressonderzahlung laut Tarifvertrag

Die Universität Ulm und was wir bieten:
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

> Referenz-Nr.: 26053 > Bewerbungs­frist: bis 17.05.2026

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung.

Ansprechpartner für weitere Informationen:

Prof. Dr.-Ing. Robert Güttel, Tel. +49 731 50-25700

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal