Referent/Assistent Director Engineering (all genders)

Arbeitsort: Altenstadt, Bayern Vertragsart: unbefristet, in Voll- und Teilzeit

Einstiegslevel: Berufserfahrene

Home Office: keine Angabe

Stellen-ID: 1521 Job teilen:

Über VINCORION

Bei VINCORION arbeiten Menschen, denen die Sicherheit anderer am Herzen liegt. Und die von diesem Ziel angetrieben gemeinsam das Beste aus sich herausholen. Für unsere mechatronischen Lösungen leistet bei uns jeder und jede Einzelne seinen bzw. ihren individuellen Beitrag für die Sicherheit der Gesellschaft und ist damit nicht nur ein Gewinn für uns, sondern für alle.

Als Technologieunternehmen entwickeln und fertigen wir mit rund 900 Mitarbeitenden an den Standorten Altenstadt, Essen, Wedel und El Paso in Texas innovative Energiesysteme in sicherheitskritischen Anwendungsbereichen, darunter Generatoren, elektrische Motoren und Antriebe, Aggregate, Leistungselektronik und hybride Energiesysteme für die Industrien Luftfahrt, Sicherheit und Verteidigung sowie Bahn. Darüber hinaus sind wir One-Stop-Repair-Shop mit maßgeschneiderten, wirtschaftlichen Servicekonzepten verschiedenster Systeme – herstellerunabhängig.

#wirsindVINCORION – Wann können wir dich für uns gewinnen?

Deine Aufgaben:

Ressourcen- und Projektsteuerung

• Laufende Pflege der Ressourcenplanung/Auslastungs-Heatmap über alle Projektblätter
• Monatliches Zusammenführen der Personenaufwände aus den Projektblättern
• Frühzeitiges Erkennen und Melden von Auslastungskonflikten zwischen Projekten
• Nachverfolgen offener Punkte aus Projekt-Reviews

Meeting- und Kommunikationsmanagement

• Vor- und Nachbereitung der Statusmeetings mit den direkt unterstellten Teamleitern
• Protokollführung und Aktionslisten-Tracking
• Selbstständiges Nachfassen bei Verantwortlichen bei Fristüberschreitung
• Terminkoordination über die sechs Disziplinen hinweg
• Priorisierung und Filterung eingehender Anfragen – nur entscheidungsrelevante Themen an den Director durchreichen

Reporting

• Eigenständige Erstaufbereitung des Portfolio-Reportings für die C-Suite (Datensammlung, Konsolidierung, Standardvisualisierung)
• Pflege wiederkehrender Statusübersichten/Dashboards

Angebotserstellung / -koordination für Engineering-Umfänge

• Koordination der Aufwandsschätzungen mit den Teamleitern/Disziplinen (Einholen, Nachfassen, Konsolidierung)
• Pflege von Angebotsvorlagen und Standardtexten für Engineering-Leistungsbeschreibungen
• Nachverfolgung von Fristen im Angebotsprozess (interne Freigaben, Kundentermine)
• Erstkonsolidierung der Kalkulation/Aufwandsübersicht aus den Fachbereichen
• Koordination der Abstimmungsschleifen zwischen Vertrieb/Sales und Engineering
• Vorbereitung der Angebotsunterlagen zur finalen Prüfung/Freigabe durch den Director
• Ablage und Versionierung von Angebotsdokumenten über den gesamten Prozess

Reise- und Terminlogistik

• Reisemanagement (Buchung, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung)
• Vorbereitung von Reiseunterlagen bei Kunden-/Lieferantenterminen
• Kalenderpflege inkl. Pufferzeiten und Priorisierung bei Terminkonflikten

Dokumenten- und Ablagemanagement

• Digitale Ablagestruktur pflegen (Verträge, Freigaben, Protokolle)
• Versionierung und Nachverfolgung von Dokumenten mit mehreren Freigabeschleifen
• Vorbereitung/Formatierung von Präsentationen und Unterlagen für Termine

Korrespondenz

• Erste Sichtung und Beantwortung von Standard-E-Mails
• Vorbereitung von Antwortentwürfen bei wiederkehrenden Anfragen
• Nachfassen bei externen Partnern/Lieferanten zu offenen administrativen Punkten

Beschaffung / interne Prozesse

• Bestellungen und Beschaffungsanträge (Büromaterial, Dienstleistungen, Tools)
• Abwicklung interner Genehmigungsprozesse (z. B. Investitionsanträge, Freigabeworkflows)
• Rechnungsprüfung/-freigabe in einem definierten Rahmen

Veranstaltungs- und Eventorganisation

• Organisation von Teamevents, Workshops, standortinternen Veranstaltungen
• Logistik bei Kundenbesuchen (Raumbuchung, Bewirtung, Agenda)

Onboarding-Unterstützung

• Administrative Abwicklung beim Onboarding neuer Mitarbeiter im Verantwortungsbereich (Ausstattung, Zugänge, erste Termine)

Budget- und Kostenübersicht

• Laufende Pflege einfacher Budget-Trackingtabellen
• Vorbereitung von Kostenübersichten für Reviews

Unser VIN:

• Abgeschlossene mind. dreijährige kaufmännische oder technische Berufsausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbarer Position innerhalb eines technologiegetriebenen Industrieunternehmens
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise; hohe Selbstständigkeit
• Belastbarkeit im Umgang mit mehreren parallelen Themen/Schnittstellen
• Sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen, vor allem sehr gute Excel Kenntnisse (Ressourcenplanung) und Reporting-Tools
• Kommunikationsstärke gegenüber Teamleitern auf Augenhöhe (Durchsetzungsfähigkeit ohne formale disziplinarische Macht)
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Director auf Basis ausgeprägter Diskretion und Integrität
• Grundverständnis von Engineering-/Projektstrukturen (V-Modell, RASCI) sowie idealerweise Angebotsprozessen von Vorteil
• Interesse an Technik und Entwicklungsprozessen
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Schrift und Wort

Dein VIN:

Was dich bei VINCORION in Altenstadt erwartet:

• Mitgestalten: Ob in der Entwicklung, Fertigung, Instandhaltung oder im Projekt – du trägst aktiv dazu bei, dass sicherheitsrelevante Technologien entstehen, funktionieren und weiterentwickelt werden.
• Verantwortung übernehmen: Du arbeitest nicht nur Aufgaben ab, sondern beeinflusst Qualität, Prozesse und Ergebnisse direkt – sichtbar und messbar.
• Starke Rahmenbedingungen: Tarifgebundene Vergütung, Urlaubs‑ & Weihnachtsgeld sowie 30 Tage Urlaub.
• Flexibles Arbeiten: Moderne Arbeitszeiten und – je nach Tätigkeit – Mobile‑Office‑Option.
• Weiterkommen durch Können: Schulungen, Englischkurse und regelmäßige Entwicklungsgespräche unterstützen dich dabei, fachlich wie praktisch immer besser zu werden.
• Effiziente Mobilität: JobRad‑Leasing, kostenlose Parkplätze und gute Anbindung aus der Region.
• Ein Team, das anpackt: Kolleginnen und Kollegen, die Verantwortung übernehmen, Lösungen finden und gemeinsam Ergebnisse liefern – egal ob im Büro oder in der Produktion.
• Zukunftssichere Perspektive: Ein Unternehmen, das langfristig denkt, in Technologie investiert und Menschen sucht, die etwas bewegen wollen.

Und vieles mehr erklären wir gern im Gespräch.

Attraktive Vergütung nach M+E-Tarif Bayern mit einem tariflichen Jahresgrundentgelt von rund 61.300 € brutto zzgl. tariflicher Sonderzahlungen bei einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden. Das jährliche Zielentgelt liegt bei voller Anspruchsberechtigung nach ca. dreijähriger Beschäftigungsdauer bei über 76.000 € brutto.

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HUMAN RESOURCES
Birgit Cordes